Das System von David Allen

Das Ziel der Methode ist es, alles aus dem Kopf zu bekommen und damit das Gehirn zu entlasten. Einen perfekten Überblick zu haben und die absolute Sicherheit, nichts vergessen zu können.

Dazu ist es notwendig, wirklich alles aufzuschreiben, sonst kann diese Entlastung und die damit angestrebte Entspannung und Gelassenheit nicht eintreten.

Prozess in 5 Schritten

In 5 Schritten werden die Arbeitsabläufe gemeistert:

1. Erfassen - alles aufschreiben oder sammeln
2. Durcharbeiten - kanalisieren, zuordnen, wohin jeder Vorgang gehört, so dass der Eingangsorb immer leer ist (dabei wird unterschieden zwischen Dingen, die eine Aktion erfordern oder keine)
3. Organisieren - in ein Gesamstsystem von verschiedenen Listen und Ordnern wird alles einsortiert in einer Weise, dass ich es wiederfinde und rechtzeitig erinnert werde
4. Durchsehen- wöchentliche Durchsicht aller Listen und das Erfassen aller losen Enden, die in das System eingefügt werden müssen
5. Durchführen - hierzu bietet Allen Entscheidungskriterien an, nach denen ich die Dinge umsetze (wann, wo, wie etc.)

Auf den ersten Blick ist das Buch etwas verwirrend- und in der Tat sind es sehr viele "Listen", die vorgeschlagen werden. Wobei bei mir alle Listen ohnehin Mind Maps sind.

Das eigene System finden

Vor einiger Zeit hatte ich das Buch schon (fast) durchgearbeitet und auch begonnen, nach dem dort vorgestellten System zu arbeiten. Und zwar auf die radikale Tour, die der Autor empfiehlt.
Dann habe ich leider durch das Seminargeschäft den Faden verloren, da ich es noch nicht so in meine Arbeit integriert hatte, dass es nahtlos weiter gegangen wäre.

Doch nun bin ich wieder wild entschlossen, die für mich richtige Form zu entwickeln zwischen der GTD- Methode und meinem bisherigen System.

Vieles finde ich hier auch wieder: ich arbeite mit dem Classei- System und habe für jeden Monat eine Mappe. Dort sammele ich das ganze Jahr über alles auf einem Mind Map, was ich dort erledigen möchte. Auch die entsprechenden Unterlagen kann ich dort vorläufig einsortieren: eine Wegbeschreibung zum  Seminar-Hotel, eine Eintrittskarte für ein Konzert etc.

Wenn der Monat dann akutell ist, erfasse ich die Aufgaben systematischer. Auch hier arbeite ich mit Mind Maps. Ich habe bestimmte Symbole, die ich als Oberpunkte (Hauptäste des Mind Maps) verwende. Für Kontakte, Dinge die ich ausarbeiten muss, Material, das ich herstellen muss für Seminare, Verwaltungsdinge, Telefonate, Briefe usw.
An das jeweilige Symbol hänge ich einfach eine Wolke mit dem entsprechenden Stichwort.

Bei größeren Projekten mache ich ein Mind Map zum Projekt, wo ich alles, was damit zusammen hängt, erfasse.
Da sehe ich einen Unterschied zu der GTD- Methode.
Er empfiehlt Listen kontextabhängig zu schreiben, beispielsweise alles, was ich am PC erledigen muss, alle Telefonate, was ich unterwegs lesen und erledigen kann usw.

Schließlich gibt es dann ein Wochen- Mind Map und an Büro- Tagen auch ein Tages- Mind Map.

Dinge, die ich erledigt habe, kennzeichne ich mit einem grünen Textmarker, so dass sie mich anstrahlen "erledigt".

So ganz weiß ich noch nicht, wie ich nun beide Systeme zusammen bekomme, aber mein Interesse daran ist groß. Denn ich sehe durchaus noch Lücken in meinem System und gute Anregungen bei GTD.

Wenn Sie mehr über diese Methode erfahren möchten, können Sie bei Monika Birkner den Mitschnitt des Telefonseminars bestellen. Einen ausführlichen Beitrag dazu können Sie lesen bei zeitzuleben und auf der Webseite von David Allen.

Welche Erfahrungen haben Sie mit GTD? Welche Fragen oder Schwierigkeiten tauchen auf und welche Erfolgserlebnisse haben Sie damit? Ich freue mich, wenn Sie uns Ihre Erfahrungen dazu mitteilen!