Nun ist es soweit, dass ich mal etwas genauer über mein neues Adressverwaltungs- System berichten kann, über eine Software für ein Kundenmanagement- System Cobra Adress PLUS.

Das habe ich mir vor einiger Zeit von Rainer Willmanns einrichten lassen und letzte Woche war ich zu einer weiteren Aktualisierung bei ihm. Da ich in der Zwischenzeit schon eine Weile damit gearbeitet hatte, konnte ich nun noch konkretere Dinge fragen und lernen.

Wie kam es dazu, dass ich mir dieses kostspielige System zugelegt habe?

1    Als erstes habe ich das System bei einer Telefonkonferenz kennen gelernt, die Frau Birkner durchgeführt hat. Herr Willmanns war als Referent dort und hat uns parallel zur Telefonkonferenz auf dem Bildschirm die Funktionen dieser Software vorgeführt. Da habe ich mich schon darin verliebt.

Das war aber absolut wichtig: hätte ich das nicht konkret gesehen, wie das Teil aussieht und was man alles damit machen kann, hätte ein Vortrag darüber niemals ausgereicht. Dazu bin ich zu sehr visuell und vor allem Kinästhet.

Erst durch die ganz konkreten Beispiele habe ich eine Ahnung davon bekommen, was das System alles kann.

2     Nachdem ich dann mit mir gerungen habe, ob ich es mir denn finanziell leisten kann - oder ob ich es mir nicht leisten kann, weiter so eine chaotische Kundenverwaltung zu haben - haben wir einen Termin abgemacht.

Als erstes für einen Projekttag, an dem wir genau durchgesprochen haben, was mein Unternehmen braucht. Es ist also keine starre Software mit diesen und jenen Möglichkeiten, sondern das Programm wird individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten und danach eingerichtet.

3    Im nächsten Schritt wurde dann die Software entsprechend eingerichtet und auf meinem PC bzw. Laptop installiert. Am gleichen Tag bekam ich dann auch eine Einweisung in die Handhabung der verschiedenen Tools.

Wie ich oben schon schrieb: Vieles erschließt sich erst in der realen Benutzung. So habe ich noch geändert und ergänzt, anderes brachte ich nicht. Die meisten Dinge konnte ich aber einfach selbst ergänzen oder austauschen.
Viele Fragen, die erst einmal auftauchten, hat mir die geduldige und kompetente Frau Hilgemeier oder Herr Willmanns telefonisch  oder per E-Mail beantwortet, so dass ich nach und nach immer besser damit umgehen kann.

Es gibt die tägliche Möglichkeit, telefonisch oder per Mail Support zu bekommen (Anwenderhotline täglich 8-18 Uhr, Sa nach Vereinbarung).

Einige Beispiele, was man damit alles machen kann

1. Ist es natürlich eine Adressverwaltung, bei der ich blitzschnell nach Namen oder Firma oder welchem Kriterium auch sonst eine Adresse finden kann.

2. Unter jeder Adresse kann ich eine Kontakthistorie anlegen: alle Telefonate und Treffen, sämtliche E-Mails. Das macht meinen Outlook - Eingang wunderbar leer und übersichtlich. Das war für mich erst mal der größte Gewinn.

3. Ich kann mit einem Klick zu jeder Adresse einen Brief oder eine Rechnung erstellen oder Etiketten ausdrucken. Da ich viele Bücher versende, ist das sehr praktisch.
Dass wir uns richtig verstehen: ich klicke beim entsprechenden Kunden nur auf ein Icon - und zapp öffnet sich die Rechnung mit der ausgefüllten Adresse etc. Natürlich muss ich noch Produkt und Preis eintragen.

4. Als Trainerin habe ich mir noch einrichten lassen:

- eine Seminarverwaltung, wo ich alle Seminare eintrage, wer sich angemeldet hat usw. und kann über "Recherche" beispielsweise die aktuelle Liste ansehen.

 5. Hinzu kommen noch Stichworte, die ich zu jedem Kontakt notieren kann und auch über Recherche sofort alle passenden Namen finden.

Es gibt natürlich noch unendlich viel mehr an Möglichkeiten und Funktionen, aber das gibt Ihnen vielleicht einen ersten kleinen Einblick.

Schön finde ich beispielsweise auch, dass ich jedem Kontakt ein bestimmtes Symbol zuordnen kann, dass ich auf der Übersicht sofort sehen kann. Kleine Bildchen am Anfang, die mir zeigen, ob es sich um einen Firmen- oder Trainer-Kontakt handelt, eine Dienstleistung oder Privat etc.

Also, ich werde mich jedenfalls weiter dort einarbeiten (dazu gibt es schließlich ein Handbuch) und mich von weiteren Hilfen und Tricks überraschen lassen, die meinen Verwaltungsteil erheblich erleichtern.